Hồ Sơ Và Quy Trình Xin Tư Cách Lưu Trú Tại Nhật

Giấy xác nhận xin tư cách lưu trú tại Nhật hẳn không còn xa lạ với những công dân sang Nhật Bản để thăm thân, lao động, du học hoặc làm việc. Để có được giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật, bạn cần trải qua một thời gian làm hồ sơ và chờ đợi khá lâu. Cùng Tokutei Visa tìm hiểu về hồ sơ và quy trình xin tư cách lưu trú tại Nhật để bạn có thể thu ngắn được thời gian chờ đợi nhé.

1. Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú Là Gì?

Tư cách lưu trú tại Nhật là gì? Tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility) viết tắt COE là giấy phép không thể thiếu dành cho người nước ngoài khi đến Nhật Bản để sinh sống, học tập hoặc làm việc trong một khoảng thời gian nhất định.

Có nhiều loại tư cách lưu trú được cấp cho từng mục đích khác nhau. Sở hữu giấy chứng nhận tư cách lưu trú, người nước ngoài được phép lưu trú hợp pháp tại Nhật Bản. Nếu không có giấy này, bạn sẽ phạm tội cư trú bất hợp pháp, trường hợp bị phát hiện, bạn sẽ bị trục xuất về nước.

Ngoài ra, theo quy định của Bộ tư pháp Nhật, người nước ngoài khi nhập cảnh vào Nhật Bản và lưu trú trên 90 ngày với bất cứ mục đích, lý do gì, bạn đều phải làm thủ tục để Cục xuất nhập cảnh xét duyệt và cấp giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú. Lúc này, cơ quan lãnh sự ở Việt Nam mới cấp visa Nhật Bản cho đương đơn theo đúng thời gian ghi trên giấy chứng nhận tư cách lưu trú.

2. Phân Biệt Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú Và Visa

Có không ít người nhầm lẫn visa và giấy chứng nhận tư cách lưu trú là giống nhau. Một số khác lại cho rằng, chỉ cần xin được giấy tư cách lưu trú tại Nhật (COE) thì không cần làm visa nữa. Tuy nhiên trên thực tế, những điều này là không chính xác, bởi:

• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú được cấp bởi Cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản.
• Visa Nhật Bản lại được Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam cấp.

Đặc biệt, du học sinh và người lao động nước ngoài khi đến Nhật Bản cần phải có cả 2 loại giấy tờ trên. Theo trình tự, bạn cần xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú trước, sau đó mới đến xin visa Nhật Bản.

3. Đối Tượng Nào Được Cấp Tư Cách Lưu Trú?

Theo quy định của Chính phủ Nhật Bản, tư cách lưu trú rất đa dạng, được chia thành 27 loại được cấp cho các đối tượng đang hoạt động, công tác tại Nhật thuộc những trường hợp cụ thể sau: Du học; kỹ thuật viên – lao động – nghiệp vụ quốc tế; giáo dục; giáo sư; hoạt động văn hóa; nghiên cứu; y tế; truyền thông báo chí; kinh doanh; luân chuyển công tác trong doanh nghiệp; tôn giáo; nghệ thuật; kỹ năng; luật và kế toán.

Trong số các diện nói trên, có 2 lĩnh vực hoạt động phổ biến nhất đối với người Việt là visa du học và visa lao động. Với những đối tượng tham gia xuất khẩu lao động tại Nhật, tùy theo từng đơn hàng (1 năm hay 3 năm) mà bạn sẽ cần xin tư cách lưu trú theo dạng visa lao động.

Tùy từng trường hợp chuyển đổi và mục đích lưu trú mà thời gian lưu trú cũng sẽ thay đổi. Để chuyển đổi thủ tục xin tư cách lưu trú tại Nhật, bạn cần chuẩn bị hồ sơ và xin xét duyệt chuyển đổi.

4. Các Loại Xin Tư Cách Lưu Trú Tại Nhật

Tùy vào từng trường hợp mà đương đơn có thể xin các tư cách lưu trú ở Nhật theo một trong những loại sau:

Xin mới tư cách lưu trú

Những học sinh, sinh viên, tu nghiệp sinh và kỹ sư,… lần đầu đi Nhật Bản đều phải xin mới giấy tư cách lưu trú. Xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu? Với du học sinh, bạn sẽ mất từ 2 đến 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ mới nhận được kết quả.

Tư cách lưu trú cho những diện này thường có thời hạn từ 6 tháng đến 1 năm. Khi hết hạn, bạn sẽ được gia hạn tư cách lưu trú tại Nhật.

Gia hạn tư cách lưu trú tại Nhật

Công dân nước ngoài tại Nhật nếu có nguyện vọng tiếp tục hoạt động ngành nghề tại Nhật Bản khi giấy chứng nhận tư cách lưu trú gần hết hạn, bạn có thể tiến hành gia hạn tư cách lưu trú theo yêu cầu. Tùy vào từng trường hợp mà tư cách lưu trú sẽ có thời hạn khác nhau:

• Du học sinh: Thời hạn 1 năm 3 tháng
• Thực tập sinh: Thời hạn tư cách lưu trú 6 tháng

Khi gần hết thời hạn lưu trú, bạn cần tiến hành làm thủ tục gia hạn giấy chứng nhận tư cách lưu trú, nếu không sẽ bị trục xuất về nước. Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ tiến hành xem xét, điều tra thời gian bạn đã sinh sống và làm việc ở Nhật trước đó để quyết định có gia hạn loại giấy này hay không.

Chuyển đổi tư cách lưu trú Nhật Bản

Chuyển đổi tư cách lưu trú dành cho những ai đã hoàn thành xong những chương trình trước đây như du học sinh đã học tập xong cần chuyển sang dạng tư cách lưu trú của người đi làm, hay kết hôn với công dân Nhật Nhật; đương đơn sinh sống ở Nhật chuyển sang dạng tư cách lưu trú gia đình,…

Tùy từng trường hợp chuyển đổi và mục đích lưu trú mà thời gian lưu trú cũng sẽ thay đổi. Để chuyển đổi thủ tục xin tư cách lưu trú tại Nhật, bạn cần chuẩn bị hồ sơ và xin xét duyệt chuyển đổi.

Nếu người nước ngoài đã tham gia vào hoạt động lưu trú khác và hoạt động trên mặt nghề nghiệp trước khi nhận được giấy chấp thuận thay đổi tư cách lưu trú sang mục đích khác, bạn có thể sẽ bị phạt vì lý do phạm luật nhập cảnh. Thậm chí nặng hơn là bạn có thể bị cưỡng chế quay trở về nước.

5. Hồ Sơ Xin Tư Cách Lưu Trú Tại Nhật Bản

Khi xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản, đương đơn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Đơn xin tư cách lưu trú Nhật Bản;
• 01 ảnh thẻ kích thước 4*3 cm. Yêu cầu ảnh thẻ không có hậu ảnh, được chụp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Viết tên mình vào sau ảnh thẻ;
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng bản gốc;
• Đối với cá nhân không tốt nghiệp bậc cao đẳng trở lên, bạn cần xuất trình giấy chứng nhận trình độ chuyên môn cao nhất và chứng nhận có kinh nghiệm làm việc từ 10 năm trở lên trong doanh nghiệp. Hoặc các giấy tờ chứng nhận đương chức, giấy chứng nhận thời gian công tác;
• Bản gốc bảng điểm bậc học chuyên môn trở lên;
• Sơ yếu lý lịch; Bản tóm tắt quá trình và kinh nghiệm làm việc;
• Giấy chứng nhận đóng thuế thị dân, thuế thu nhập cá nhân. Nếu không có chứng nhận đóng thuế, bạn có thể xuất trình giấy biên nhận của năm trước so với thời điểm xin tư cách lưu trú;
• Đối với đương đơn cư trú tại Việt Nam, bạn có thể nộp bảng lương thay cho biên nhận đóng thuế;
• Bản Scan hộ chiếu, chụp tất cả các trang;
• Bản dịch thuật tiếng Nhật của tất cả các giấy tờ nói trên

6. Quy Trình Xin Tư Cách Lưu Trú Tại Nhật

Để có thể xin được giấy chứng nhận tư cách lưu trú, bạn cần thực hiện theo những quy trình sau:

• Bước 1: Nộp đầy đủ hồ sơ đã chuẩn bị ở trên cho Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản
• Bước 2: Cục xuất nhập cảnh sẽ cấp giấy chứng nhận hợp pháp nếu hồ sơ của bạn đủ tiêu chuẩn
• Bước 3: Tiến hành xin visa Nhật Bản tại Cơ quan lãnh sự Nhật ở Việt Nam
• Bước 4: Nhận kết quả cuối cùng.

*Lưu ý: Từ ngày xin thành công giấy chứng nhận tư cách lưu trú, trong vòng 3 tháng trở lại, bạn phải tiến hành xin visa Nhật Bản. Trong thời gian 3 tháng kể từ ngày có visa, nếu không nhập cảnh Nhật Bản, đương đơn sẽ vĩnh viễn không đi được Nhật nữa.

7. Giải Đáp Những Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Tư Cách Lưu Trú

Xin tư cách lưu trú mất thời gian bao lâu?

• Đối với du học sinh, kể từ thời gian nộp hồ sơ sang Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản, bạn sẽ phải chờ 2 – 3 tháng mới có kết quả tư cách lưu trú.
• Vì vậy nếu kỳ học của bạn là tháng 7 thì bạn cần nộp hồ sơ vào tháng 2 để kịp cho tư cách lưu trú vào khoảng tháng 5.
• Đối với diện kỹ sư, tu nghiệp cần đợi 6 tháng – 1 năm.

Chi phí xin tư cách lưu trú là bao nhiêu?

• Xét duyệt hồ sơ xin tư cách lưu trú và miễn phí.
• Bạn chỉ mất khoản phí chuyển phát hồ sơ sang Nhật mà thôi.

Tư cách lưu trú thực tập sinh có thời hạn bao lâu?

Đối với thực tập sinh, tư cách lưu trú có thời hạn là 6 tháng. Sau 6 tháng bạn cần làm hồ sơ gia hạn tư cách lưu trú 1 lần.

Có tư cách lưu trú thì bao giờ có thể bay sang Nhật?

• Bạn sẽ bay sang nhật sau 1 – 3 tháng sau khi được cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú.
• Trong khoảng thời gian này, bạn cần hoàn tất mọi thủ tục xuất cảnh, có thể chuẩn bị hành lý, dành thời gian ở bên cạnh người thân hoặc tiếp tục trau dồi khả năng tiếng Nhật cho mình

Có tư cách lưu trú thì bao lâu thì có visa?

Thông thường sau khi nộp đầy đủ hồ sơ xin visa, bạn sẽ nhận được kết quả sau 1 tuần.

Bao lâu cần gia hạn tư cách lưu trú tại Nhật cho du học sinh?

• Thời hạn tư cách lưu trú cho du học sinh là 1 năm 3 tháng. Vì vậy sau khoảng thời gian này, bạn cần làm thủ tục gia hạn tư cách lưu trú cho mình
• Tuy nhiên, bạn cần chú ý, thời gian gia hạn tư cách lưu trú hoàn thành 2 – 3 tháng. Do đó, trước khi tư cách lưu trú hết hạn 2- 3 tháng, bạn đã phải làm thủ tục xin gia hạn.
• Trường hợp hết hạn tư cách lưu trú rồi mới đi xin gia hạn. Bạn có thể bị xét vào trường hợp lưu trú bất hợp pháp. Có thể bị phạt cải tạo 1 năm hoặc 20 vạn yên tùy mức độ.

Trượt COE có xin lại được không?

• Câu trả lời là Có. Tuy nhiên, quy trình sẽ phức tạp và việc xin lại tư cách lưu trú sẽ khó khăn hơn.
• Theo kinh nghiệm của du học Sunny, trong trường hợp trượt COE, bạn cần giữ vững tinh thần, xác định những sai sót trong hồ sơ của mình và tìm cách khắc phục. Du học Sunny sẽ đồng hành cùng bạn trên chặng đường chinh phục ước mơ du học của mình.

Trong thời gian gia hạn tư cách lưu trú thì có về Việt Nam được không?

• Bạn hoàn toàn có thể trở về Việt Nam trong thời gian này.
• Tuy nhiên, chỉ được 1 lần và cần trở lại Nhật Bản trước thời điểm hết thời hạn đặc biệt trong thời gian cấp xét visa.
• Để có thể trở về Việt Nam, bạn cần trình bày lý do bắt buộc phải trở về tại Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản và xin giấy cho phép xuất cảnh trong thời gian gia hạn tư cách lưu trú.

Trên đây là những thông tin chi tiết về tư cách lưu trú tại Nhật mà Tokutei Visa đã tổng hợp được với hy vọng cung cấp các kiến thức cần thiết về tư cách lưu trú cho quý bạn đọc.